MINISTERUL MUNCII, SOLIDARITÃTII SOCIALE SI FAMILIEI

ORDIN

pentru aprobarea Procedurii privind declararea lunarã de cãtre angajatori a evidentei nominale a asiguratilor si a obligatiilor de platã la bugetul asigurãrilor pentru somaj

          Ministrul muncii, solidaritãtii sociale si familiei,

          în temeiul prevederilor art. 17 din Hotãrârea Guvernului nr. 737/2003 privind organizarea si functionarea Ministerului Muncii, Solidaritãtii Sociale si Familiei, cu modificãrile si completãrile ulterioare,

          având în vedere prevederile art. 21 din Legea nr. 76/2002 privind sistemul asigurãrilor pentru somaj si stimularea ocupãrii fortei de muncã, cu modificãrile si completãrile ulterioare, ale art. 9 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 76/2002, aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 174/2002, cu modificãrile si completãrile ulterioare, si prevederile Ordonantei Guvernului nr. 86/2003 privind reglementarea unor mãsuri în materie financiar-fiscalã, cu modificãrile si completãrile ulterioare,

          emite urmãtorul ordin:

Art. 1. – Se aprobã Procedura privind declararea lunarã de cãtre angajatori a evidentei nominale a asiguratilor si a obligatiilor de platã la bugetul asigurãrilor pentru somaj, prevãzutã în anexã, care face parte integrantã din prezentul ordin.

Art. 2. – Pe data intrãrii în vigoare a prezentului ordin, Ordinul nr. 110/25 februarie 2002 al ministrului  muncii si solidaritãtii sociale, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, Nr. 181/18.03.2002, se abrogã.

        Art. 3. – Prezentul ordin va fi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul muncii, solidaritãtii sociale si familiei,

Elena DUMITRU

Anexã

Procedura

 privind declararea lunarã de cãtre angajatori a evidentei nominale a asiguratilor si a obligatiilor de platã la bugetul asigurãrilor pentru somaj

I. Organizarea depunerii/transmiterii de cãtre angajatori a declaratiei lunare privind evidenta nominalã a asiguratilor si a obligatiilor de plata la bugetul asigurãrilor pentru somaj

Art. 1. - Obligatia depunerii/transmiterii de cãtre angajatori a declaratiei lunare prevãzutã la art. 21 din Legea nr. 76/2002 privind sistemul asigurãrilor pentru somaj si stimularea ocupãrii fortei de muncã, cu modificãrile si completãrile ulterioare, se realizeazã prin completarea documentului prezentat în anexã, care cuprinde evidenta nominalã a asiguratilor si a obligatiilor de platã la bugetul asigurãrilor pentru somaj, denumit în continuare declaratie.

Art. 2. – (1) Începând cu data de 1 ianuarie 2004, declaratia se depune/transmite pânã la data de 25 inclusiv, a lunii urmãtoare celei pentru care se datoreazã drepturile salariale si/sau veniturile de natura acestora, la agentia pentru ocuparea fortei de muncã în a cãrei razã teritorialã se aflã sediul angajatorului persoanã juridicã sau domiciliul angajatorului persoanã fizicã.

                (2) În cazul în care angajatorii persoane juridice, au sucursale si/sau puncte de lucru, acestia depun/transmit declaratia, cumulat, atât pentru activitatea proprie cât si pentru activitatea sucursalelor si/sau punctelor de lucru dupã caz, la agentia pentru ocuparea fortei de muncã în a cãrei razã teritorialã îsi are sediul angajatorul persoanã juridicã.

                (3) Angajatorii depun/transmit declaratia, obligatoriu, în format electronic (suport magnetic/e-mail).

                (4) În cazuri temeinic justificate, directorul executiv al agentiei judetene pentru ocuparea fortei de muncã, respectiv a municipiului Bucuresti, poate aproba pentru angajatorii cu mai putin de 5 salariati, depunerea declaratiei lunare pe suport de hârtie.

               (5) În termen de 15 zile de la publicarea prezentului ordin în Monitorul Oficial al României, Partea I, agentiile judetene pentru ocuparea fortei de muncã, respectiv agentia  municipiului Bucuresti, vor publica pe site – ul propriu procedura electronicã prin care angajatorii au acces la formularul declaratiei. Acest formular va putea fi vizualizat, completat si transmis  prin mijloace electronice.

Art. 3. –  Directorul executiv al fiecãrei agentii judetene pentru ocuparea fortei de muncã, respectiv al Agentiei Municipale pentru Ocuparea Fortei de Muncã Bucuresti, va stabili, prin decizie, arondarea angajatorilor pe agentii locale în functie de sediul sau domiciliul acestora, pentru depunerea/transmiterea declaratiei lunare,  precum si competentele de prelucrare a datelor înscrise în aceasta. Centralizarea bazei de date se asigurã la nivelul agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de muncã, respectiv a municipiului Bucuresti.   

II. Modul de completare a declaratiei

Art. 4. – Capitol 1 - Evidenta nominalã a asiguratilor si a obligatiilor de platã la bugetul asigurãrilor pentru somaj, prevãzutã în Anexa 1 la prezenta procedurã, se completeazã dupã cum urmeazã:

1.    La rubrica CUI (Cod fiscal) se înscrie numai partea numericã a acestuia.

2.    Rubrica Cod numeric personal reprezintã codul numeric personal al angajatorului care nu are cod fiscal sau nu este înregistrat la Oficiul registrului comertului (Exemplu: persoane fizice care angajeazã personal casnic, conform legii).

3.    La rubrica Denumire angajator se înscrie denumirea completã  a angajatorului asa cum este înregistrat la Oficiul Registrului Comertului.

4.    Evidenta nominalã a asiguratilor are în vedere persoanele care se aflã în urmãtoarele situatii prevãzute de lege:

a) persoanele care desfãsoarã activitãti pe baza de contract individual de muncã;

b) functionarii publici si alte persoane care desfãsoarã activitãti pe baza actului de numire;

c) persoanele care îsi desfãsoarã activitatea în functii elective sau care sunt numite în cadrul autoritãtii executive, legislative ori judecãtoresti, pe durata mandatului;

d) militarii angajati pe bazã de contract;

e) persoanele care au raport de muncã în calitate de membru cooperator;

f) alte persoane care realizeazã venituri din activitãti desfãsurate potrivit legii si care nu se regãsesc în una din situatiile de mai sus.

5.    Rubrica Tip contract se completeazã cu Tn pentru toate raporturile de muncã/serviciu cu durata normalã a timpului de muncã/lucru de 8 ore/zi si cu Tp pentru contractul individual de muncã cu timp partial de lucru.

6.    Rubrica Numãr ore normã în zi se completeazã cu numãrul de ore de lucru normate în zi conform tipului de contract.

7.    Rubrica Numãr zile contributive în lunã se completeazã cu numãrul de zile lucrãtoare normate în lunã, conform tipului de contract.

8.   Rubrica Bazã de calcul se completeazã cu drepturile bãnesti determinate în conformitate cu prevederile art.14 alin.(3) din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 76/2002, aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 174/2002, cu modificãrile si completãrile ulterioare, pentru  asiguratii prevãzuti la art. 19 lit. a) - d) sau, dupã caz, pentru asiguratii prevãzuti la art. 19 lit. e) si f) asupra veniturilor brute lunare realizate. Pentru persoanele care au stagiu de cotizare partial, ca urmare a începerii/încetãrii raporturilor de muncã/serviciu în cadrul lunii de raportare, baza de calcul se considerã în functie de numãrul de ore efectiv lucrate în lunã. În cazul concediilor de sarcinã si lãuzie, precum si a concediilor medicale pentru incapacitate  temporarã de muncã se va completa ca pentru program normal de lucru.

9.   Rubrica Contributie individualã datoratã se completeazã cu suma rezultatã prin aplicarea cotei de 1% asupra bazei de calcul determinatã conform pctului anterior.

10.Rubrica Contributie individualã viratã se completeazã cu suma  înscrisã pe ordinul de platã cu care s-a efectuat viramentul.

Art. 5.– Capitol 2 – Date despre angajator;  deduceri si reduceri  prevãzutã în Anexa 2 la prezenta procedurã,  se completeazã dupã cum urmeazã:

1.    Rubrica Total fond salarii brute realizate se completeazã cu fondul de salarii determinat în conformitate cu prevederile art. 13 din Normele metodologice, aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 174/2002, de aplicare a Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurãrilor pentru somaj si stimularea ocupãrii fortei de muncã, cu modificãrile si completãrile ulterioare.

2.    Deducerile si Reducerile se completeazã doar de cãtre angajatorii care beneficiazã de ele.

3.    Rubrica Rectificativã se completeazã cu litera X, numai dacã este cazul.

Art. 6. – Nedepunerea declaratiei lunare pânã la termenul stabilit, precum si completarea acesteia altfel decât conform modelelor prevãzute în anexele 1 si 2 la prezenta procedurã, sau cu date eronate, se sanctioneazã potrivit legii.

III. Modalitatea de transmitere în format electronic a declaratiei lunare si conditiile tehnice standard pentru formatul electronic

   Art. 8. – Declaratiile în format electronic se vor transmite prin E-mail ca fisiere atasate la un mesaj semnat de persoana autorizatã sã facã depunerea declaratiei lunare, iar cele pe suport magnetic se depun pe discheta FD 3,5” sau CD in dublu exemplar. Dischetele/CD-urile vor fi etichetate cu informatiile urmãtoare:

1.    denumire fisier

2.    denumire angajator

3.    cod fiscal angajator

4.    anul si luna pentru care se depune declaratia (aaaa.ll)

5.    numãrul dischetei/CD-ului dacã sunt mai multe (ex:1/3,2/3,3/3, pentru 3 dischete/CD-uri)

     Art. 9. – Declaratia electronicã va contine doua fisiere de tip DBF sau TXT, (înregistrãri de lungime fixã) pentru fiecare capitol,  care va avea în mod obligatoriu urmãtoarele denumiri si continut:

1.    Cap1. DBF sau Cap1. TXT –  Anexa 1 la prezenta procedurã 

2.    Cap2. DBF sau Cap2. TXT –  Anexa 2 la prezenta procedurã

3.    Câmpurile din structura fisierelor sunt de lungime fixã iar ordinea lor este obligatorie, indiferent dacã se completeazã sau nu.

4.    În descrierea de mai jos „Tip câmp” are  urmãtoarea semnificatie

          N – numeric,  aliniat la dreapta

          C – caracter (alfanumeric), aliniat la stânga, fãrã diacritice

5. În situatia transmiterii fisierelor tip DBF se va respecta obligatoriu denumirea câmpurilor date în structurile de fisier.

6.    Descrierea fisierelor aferente anexelor 1 si 2 la prezenta procedurã este urmãtoarea:

Fisierul Cap1. DBF sau Cap1. TXT (Anexa 1) contine câte o înregistrare pentru fiecare asigurat  si are urmãtoarea structurã:

	Denumire câmp	Tip	Lung	Semnificatie
Luna declaratiei	LD	N	2	Se completeazã cu luna  anului pentru care se întocmeste declaratia
Anul declaratiei	AD	N	4	Se completeazã cu  anul  pentru care se întocmeste declaratia
Cod unic de înregistrare (CUI)/CF pentru angajatori persoane juridice	CF	N	10	Se completeazã partea numericã a codului unic de înregistrare /codului fiscal atribuit angajatorilor - persoane juridice
Cod unic de înregistrare (CUI)/CNP angajator persoane fizice	CNPA	N	13	Contine Codul unic de înregistrare atribuit prin Certificatul de înregistrare  angajatorilor persoane fizice     (codul numeric personal al angajatorului).
Nume si prenume asigurat	NUME	C	30	Contine numele si prenumele asiguratului
Cod numeric personal	CNP	N	13	Contine codul numeric personal al  asiguratului
Tip contract	TC	C	2	Se completeazã cu Tn pentru        toate raporturile de muncã/serviciu cu durata normalã a timpului de muncã/lucru de 8 ore/zi  si cuTp pentru contract individual de munca cu timp partial de lucru
Numãr ore norma în zi	NON	N	2	Se completeazã cu numãrul de ore de lucru normate în zi conform tipului de contract.
Numãr de zile contributive în lunã	NZN	N	2	Se completeazã cu numãrul de zile lucrãtoare normate în lunã, conform tipului de contract.(mai mic sau egal cu numarul de zile lucrãtoare din luna respectiva, sau dupã caz, mai mic sau egal cu numarul de zile calendaristice din luna respectiva în cazul militarilor angajati pe bazã de contract)
Baza de calcul	BC	N	9	Se completeazã cu drepturile bãnesti determinate în conformitate cu prevederile art.14 alin.(3) din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurãrilor pentru somaj si stimularea ocupãrii fortei de muncã, aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 174/2002, cu modificãrile si completãrile ulterioare, pentru  asiguratii prevãzuti la art. 19 lit. a) - d) sau, dupã caz, pentru asiguratii prevãzuti la art. 19 lit. e) si f) asupra veniturilor brute lunare realizate. Pentru persoanele care au stagiu de cotizare partial, ca urmare a începerii/încetãrii raporturilor de muncã/serviciu în cadrul lunii de raportare, baza de calcul se considerã în functie de numãrul de ore efectiv lucrate în lunã. În cazul concediilor de sarcinã si lãuzie, precum si a concediilor medicale pentru incapacitate  temporarã de muncã se va completa ca pentru program normal de lucru.
Contributia individualã datoratã	CID	N	7	Contine contributia datoratã de asigurat si retinutã de angajator (1% din BC)
Contributia individualã viratã	CIV	N	7	Contine contributia viratã de angajator

Fisierul Cap2. DBF sau  Cap2. TXT (Anexa 2) contine o singurã înregistrare si are urmãtoarea structurã:

	Denumire câmp	Tip	Lung	Semnificatie
Luna declaratiei	LD	N	2	Se completeazã cu luna  anului pentru care se întocmeste declaratia
Anul declaratiei	AD	N	4	Se completeazã cu anul  pentru care se întocmeste declaratia
Denumire angajator	DEN	C	30	Contine denumirea angajatorului
Cod unic de înregistrare (CUI)/CF pentru angajatori persoane juridice	CF	N	10	Se completeazã partea numericã a codului unic de înregistrare /codului fiscal atribuit angajatorilor - persoane juridice
Cod unic de înregistrare (CUI)/CNP angajator persoane fizice	CNPA	N	13	Contine Codul unic de înregistrare atribuit prin Certificatul de înregistrare  angajatorilor persoane fizice (codul numeric personal al angajatorului).
Localitatea (oras,comunã)	LOC	C	30	Adresa, sediu angajator-localitate (oras sau comunã)
Strada (strada, satul)	STR	C	30	Adresa, sediu angajator-strada sau satul - dacã localitatea este oras, se completeazã obligatoriu si strada
Numar	NRA	C	10	Adresa, sediu angajator-numãr
Bloc	BL	C	10	Adresa, sediu angajator-bloc
Scara	SC	C	4	Adresa, sediu angajator-scara
Etaj	ET	C	2	Adresa, sediu angajator-etaj
Apartament	AP	C	4	Adresa, sediu angajator-apartament
Sector	SECT	N	1	Adresa, sediu angajator-sector (numai pentru Bucuresti)
Judet	JUD	C	15	Adresa, sediu angajator-judet
Telefon	TEL	N	9	Telefon de legatura angajator
Fax	FAX	N	9	Numarul de fax al angajatorului
e-mail	MAIL	C	30	Adresa de e-mail a angajatorului
Total fond salarii brute realizate	FS	N	15	Contine total fond de salarii brute realizate de asiguratii mentionati la art.19 din Legea nr.76/2002 privind sistemul asigurãrilor pentru somaj si stimularea ocupãrii fortei de muncã, cu modificãrile si completãrile ulterioare,  determinat în conformitate cu prevederile art. 13 din Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 76/2002, aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 174/2002, cu modificãrile si completãrile ulterioare. Nu poate fi mai mic decat suma bazelor de calcul din capitolul 1
Deducere recuperatã cf. Art. 80 din Legea nr. 76/2002	DED80REC	N	10	Deduceri din contributia datoratã de angajator, recuperatã conform art. 80 din Legea nr. 76/2002
Deducere de restituit cf. Art. 80 din Legea nr. 76/2002	DED80RES	N	10	Deduceri din contributia datoratã de angajator, de restituit conform art. 80 din Legea nr. 76/2002
Deducere recuperatã cf. Art. 85 din Legea nr. 76/2002	DED85REC	N	10	Deduceri din contributia datoratã de angajator, recuperatã conform art. 85 din Legea nr. 76/2002
Deducere de restituit cf. Art. 85 din Legea nr. 76/2002	DED85RES	N	10	Deduceri din contributia datoratã de angajator, de restituit conform art. 85 din Legea nr. 76/2002
Deducere recuperatã în baza Legii nr. 116/2002	DED116REC	N	10	Deduceri din contributia datoratã de angajator, recuperatã în baza Legii nr. 116/2002 si a Normelor metodologice aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 1.149/2002
Deducere de restituit în baza Legii nr. 116/2002	DED116RES	N	10	Deduceri din contributia datoratã de angajator, de restituit în baza Legii nr. 116/2002 si a Normelor metodologice aprobate prin Hotãrârea Guvernului nr. 1.149/2002
Reducere recuperatã conform art. 93 si art. 94 din Legea nr. 76/2002	RED9394REC	N	10	Reduceri ale contributiei datorate de angajator, recuperate conform art. 93 si art. 94 din Legea nr. 76/2002
Reducere de restituit conform art. 93 si art. 94 din Legea nr. 76/2002	RED9394RES	N	10	Reduceri ale contributiei datorate de angajator, de restituit conform art. 93 si art. 94 din Legea nr. 76/2002
Numele persoanei autorizate	NUMEA	C	15	Numele persoanei autorizate sã depunã declaratia
Prenumele  persoanei autorizate	PREA	C	15	Prenumele persoanei autorizate sã depunã declaratia
Functia persoanei autorizate	FUNCT	C	15	Functia persoanei autorizate sã depunã declaratia
Modul de trimitere a declaratiei lunare	MOD	C	1	Contine M dacã se face pe suport magnetic si E dacã se trimite pe cale electronicã
Numãr dischete/CD	NRD	N	2	Contine numãrul de dischete sau CD-uri care contin declaratia
Rectificativa	REC	C	1	Contine X daca este declaratie rectificativa si nimic daca nu este declaratie rectificativa

                Toate câmpurile numerice din anexele 1 si 2 la prezenta procedurã sunt pozitive.         

In  capitolul 1 (anexa1 la prezenta procedurã):

-    completarea tuturor câmpurilor este obligatorie.

          In capitolul  2 (anexa 2 la prezenta procedurã):

-         câmpurile obligatorii sunt: LD, AD, DEN, CUI(CF/CNPA), LOC, JUD, FS, NUMEA, PREA, FUNCT, MOD, NRD

-         câmpurile care se completeazã numai dacã este cazul sunt: STR, NRA, BL, SC, ET, AP, SECT, TEL, FAX, MAIL, DED80REC, DED80RES, DED85REC, DED85RES, DED116REC, DED116RES, RED9394REC, RED9394RES, REC

Metoda de stabilire a stagiului de cotizare

Pentru stabilirea stagiului de cotizare, se va utilliza o tabelã care va contine numarul de zile lucrãtoare corespunzator fiecarei luni din an.

Din calculul:

NON * NZN / 8

rezultã echivalentul in numar de zile normale (8 ore) lucrate in luna respectivã. Calculul stagiului de cotizare pentru asiguratii cu contract de muncã cu timp partial de lucru, se face adunând echivalentul in numãr de zile normale (8 ore) lucrate, corelând  rezultatul obtinut cu tabela care contine  numãrul de zile lucratoare corespunzator fiecarei luni.

Se va calcula suma contributiilor individuale datorate, grupatã dupã CF/CNPA, LD si AD. Aceastã sumã se va  corela cu tabela primitã de la MF referitoare la sumele platite de angajator reprezentând contributia individualã de asigurari pentru somaj retinutã de la asigurati, determinându-se astfel dacã angajatorul a achitat integral aceastã obligatie bugetarã, in caz contrar procedându-se conform legii.

Se va calcula procentul de 3% din Total fond salarii brute realizate de asiguratii mentionati la art.19 din Legea nr.76/2002, cu modificãrile si completãrile ulterioare . Aceasta sumã se va  corela cu tabela primitã de la MF referitoare la sumele platite de angajator reprezentând contributia pentru somaj datoratã de angajator, determinându-se astfel dacã angajatorul a achitat integral aceastã obligatie bugetarã, in caz contrar procedându-se conform legii.